Projektový manažment - cesta k úspešnej elektronizácii knižnice

Štefan Kimlička

 

  1. Úvod
  2. Elektronizácia v knižniciach sa postupne stáva nevyhnutnou podmienkou na zabezpečenie požiadaviek, ktoré na knižnice a informačné pracoviská kladie ich okolie - používatelia a spoločnosť. Mnohé knižnice si však nevedia poradiť s problémom správneho postupu pri zavádzaní elektronizácie. Dôvodom môže byť neznalosť vhodných metód, alebo, pri rozsiahlejších projektoch chýbajúca možnosť objednať si služby systémových analytikov a projektantov. V praxi sa stretávame aj s prípadmi, že knižnice kúpia hotový knižničný softvér, ktorý sa časom ukáže ako nevhodný. V mnohých prípadoch nepredchádza kúpe softvéru a počítačov dôkladná analýza problému, chýba projekt elektronizácie a ešte častejšie ekonomické prepočty. Niekedy v snahe dosiahnúť rýchly efekt sa začína tým, čo je najviac na verejnosti viditeľné - automatizáciou výpožičných služieb, ale bez elektronizácie ich zázemia, t.j. akvizície, katalogizácie a online prístupných katalógov. Výsledok je potom sklamaním pre obidve strany - pre knižnicu aj pre používateľov. Podobne nerešpektovanie štandardizácie niekedy zdanlivo urýchli proces elektronizácie, ale neskôr sa vždy vypomstí.

    Elektronizácia je zložitý a náročný proces, ktorý treba riešiť ako dlhodobý projekt, nie ako jednorazovú akciu. Ak hovoríme o projekte, treba si uvedomiť, že ak nebude rozumne riadený, pravdepodobnosť jeho zlyhania bude veľmi veľká. Nástroje a metodiku na riadenie projektov poskytuje disciplína nazývaná projektový manažment. Pretože je medzi knižničnými a informačnými pracovníkmi málo známa, pokúsim sa aspoň stručne poukázať na jej základné princípy. Budem pritom vycházdzať z prác V. Dolanského, V. Měkotu a V. Němca (Dolanský, 1996), Z. Molnára (Molnár, 1992) a vlastných skúseností (Kimlička, 1995, 1997).

     

  3. Základné pojmy a východiská projektového manažmentu

Projektový manažment je filozofia prístupu k riadeniu projektu s jasne stanoveným cieľom, ktorý musí byť dosiahnutý v požadovanom čase, s určenými nákladmi a v požadovanej kvalite. Pri formulovaní projektu a aplikácii metód projektového manažmentu je potrebné rešpektovať konkrétne špecifiká organizácie (knižnice, firmy, spoločnosti).

Projekt, to je proces plánovania a riadenia rozsiahlých operácií. Nie je to len dokumentácia, ako sa to často chápe. Ide o postupnosť činností, ktorých začiatok je určený:

Všeobecné charakteristiky projektu možno opísať takto:

Či sa má problém elektronizácie, alebo zavedenia, či inovácie informačných technológií riešiť ako projekt záleží na tom, či daný problém má taký charakter ako je uvedené vyššie a na týchto ďalších aspektoch:

Manažment projektu si vyžaduje špeciálne nástroje a techniky riadenia - metodiku manažmentu projektu. Tá sa člení na dva základné procesy:

I. plánovanie projektu

  1. riadenie realizácie projektu.

Plánovanie projektu je popis toho, čo chceme aby sa stalo. Riadenie realizácie projektu je proces smerujúci k splneniu plánu a podstatne sa líši od bežného riadenia.

Bežné riadenie je kontinuálny proces, ktorého cieľom je udržanie požadovaného stavu riadeného objektu, alebo zabezpečenie jeho ďalšieho rozvoja. Ide o nepretržitý proces riadenia, ktorého časový horizont nie je obmedzený. Riadené procesy sú spojité a opakujú sa.

Manažment projektu je zameraný na dosiahnutie určitého cieľa behom určitého času, v rámci určeného rozpočtu, pri rešpektovaní všetkých funkčných a technických požiadaviek. Organizačné jednotky, ktoré sa podieľajú na projekte, musia pritom vykonávať aj bežné funkcie fungovania organizácie.

Východiskové podmienky manažmentu projektu možno zhrnúť na všeobecnej úrovni do existencie týchto faktorov:

 

  1. Výhody a nevýhody elektronizácie

Potreba elektronizovať knižnicu je otázkou času, kedy to bude nevyhnutné. Tak ako sa nevyhneme telefónom, televízii, či iným technickým prostriedkom uľahčujúcim nám život, nevyhneme sa ani počítačom a internetu, aby sme zvládli množstvo dokumentov a informácií. Pred rozhodnutím kedy začať elektronizovať nejaký proces alebo celý knižnično-informačný systém si treba uvedomiť, aké výhody a nevýhody elektronizácia prináša a aké finančné, personálne a časové nároky si vyžiada.

Medzi nesporné výhody elektronizácie patrí:

Medzi nevýhody elektronizácie môžeme zahrnúť:

Dôvody na elektronizáciu v knižnici sú rozličné. Môžu to byť objektívne požiadavky na zrýchlenie a rozšírenie služieb, reorganizácia inštitúcie, ktorej je knižnica súčasťou, veľký nárast dokumentov a informácií, ktoré treba spracovať a pod. Niekedy sú to len subjektívne pocity a snaha držať krok s módou alebo očarenie informačnými technológiami.

Dobré dôvody na elektronizáciu a určité urýchľovače rozhodnutia sú:

Rozhodne by sa nemalo elektronizovať len preto, že:

 

Každé rozhodnutie elektronizovať či zmeniť už automatizovaný proces alebo celý knižnično -informačný systém by malo začať plánovaním a pokračovať určitými projektovými etapami. Počet a podrobnosť jednotlivých etáp závisia od zvolenej metodiky projektovania a od rozsahu plánovanej elektronizácie. Jedna z najosvedčenejších metodík je založená na fázach tzv. životného cyklu systému (McLeod, 1990). Ide o evolučný proces, ktorý sleduje fázy vývoja systému od jeho naplánovania až po realizáciu, prípadne zánik.

Ťažiskom elektronizácie je výber vhodného knižničného softvéru (Kimlička, 1997). Dobrý knižničný softvér má aj spätný vplyv na organizáciu práce v knižnici, ponúka mnohé možnosti a vedie k dodržiavaniu štandardov a overených postupov. Každá fáza projektovania sa musí uzavrieť posúdením (oponentúrou), či boli splnené jej ciele a či je možné pokračovať ďalej. Ide o posúdenie kapacitných, finančných a časových možností. Výsledkom uzavretia fázy je správa alebo protokol.

Problém manažmentu projektu závisí od rozsahu plánovanej elektronizácie. Zatiaľ čo na elektronizáciu jedného okruhu činnosti knižnice (napríklad sprístupnenie externých informačných zdrojov používateľom cez internet) bude stačiť jeden pracovník, na komplexnú elektronizáciu knižnice bude už potrebný celý tím. Bez ohľadu na rozsah projektu je však potrebné, aby bol zodpovedný jeden manažér, ktorý riadi všetky pracovné skupiny. Samozrejme, že máloktorá knižnica má k dispozícii potrebný počet odborníkov schopných vykonávať vyššie uvedené činnosti. V takých prípadoch treba potrebných odborníkov získať ako externých pracovníkov, alebo sa obrátiť na služby konzultačných, resp. projektových firiem. Každá seriózna softvérová firma by takéto služby mala poskytovať ako súčasť dodávok softvéru. Náklady vynaložené na tieto služby sa vždy vyplatia.

Dôležitú úlohu má systémový knihovník. V našich podmienkach je táto funkcia zatiaľ málo známa. Zahraničné, ale už aj naše skúsenosti ukazujú, že pre každú knižnicu, ktorá chce elektronizovať svoju prevádzku je nevyhnutná.

Systémový knihovník by mal spĺňať tieto podmienky (Kimlička, 1998):

Stručné vymedzenie činnosti systémového knihovníka:

 

  1. Životný cyklus projektu

Ak chápeme projekt ako životný cyklus, môžeme ho rozdeliť na tri fázy, znázornené touto schémou (Dolanský, 1996):

A.1 Nové myšlienky, ciele, definovanie stratégie, rozdelenie zodpovednosti.

 

A. Predinvestičná fáza

 
 

A.2 Úvodná štúdia možností - formulácia projektu, vyhodnotenie dát, výber variantov spracovania.

           

 

A.3 Štúdia možností (ŠM) - variantné spracovanie, východiská, zdroje, podmienky, riziká, obmedzenia.

         

   

A.4 Vyhodnotenie návrhu projektu podľa ŠM, podklady na rozhodnutie, návrhy korekcií a úprav.

       

Nutné úpravy

   

 




     

 

 

 

 

Nie

 

 

 

Koniec

 
           

Áno

             


                         
                           
           

B.1 Menovanie hlavného manažéra projektu a projekčného tímu.

 

B. Investičná fáza

 

B.2 Spracovanie implementačných plánov - čas, organizácia, zdroje, zodpovednosť.

   
       

B.3 Výberové konania, kontrakty, podrobná projektová dokumentácia, financovanie, kontrola.

     
     

B.4 Realizácia projektu - výstavba, implementácia, reorganizácia, kontrola, úpravy plánov, optimalizácia.

       
   

B.5 Štart - školenia, skúšobná prevádzka,

overovanie, skúšky, odovzdanie do rutinnej prevádzky

         


   

C. Fáza prevádzky a vyhodnotenia

C.1 Prevádzka a využívanie.

 

C.2 Predloženie záverečnej správy, vyhodnotenie projektu.

     
             

C.3 Zber a analýza dát o výsledku a priebehu projektu, využívanie poznatkov pre budúce projekty.

 
                           

Hlavný manažér projektu by mal pri jeho príprave dodržať tieto zásady:

Zásada č.1 - klásť si relevantné otázky:

Zásada č.2 - nikdy nevychádzať z predpokladov, všetko si treba overiť.

Zásada č.3 - stále myslieť na to, čo je účelom projektu.

Zásada č.4 - identifikovať vnútorné/vonkajšie účinky projektu:

Zásada č.5 - schvaľovať jednotlivé fázy projektu (protokolárne potvrdiť).

Na hodnotenie a overovanie realizovateľnosti projektu sa využívajú tieto metódy:

Projekt môže byť úspešne realizovaný ak:

Rozhodovacie procesy o ďalšom postupe by mali obsahovať tieto etapy:

 

  1. Proces plánovania projektu

Plánovanie projektu je východiskový proces projektového manažmentu. Podstata a hlavná úloha procesu plánovania projektu je stanovenie cieľov projektu a určenie ciest na ich dosiahnutie. Patria sem tieto kroky:

Plánovací proces je najnáročnejšia oblasť manažmentu projektu a jeho kvalita predurčuje konečný efekt realizovaného projektu. Zjednodušene ho možno ilustrovať na tomto obrázku:

  • Plánovanie nie je popis toho, čo sa stane, ale toho čo sa má stať
 

O

Ciele, stratégia

 
  • Ten, kto neplánuje, nevie v čom sa pomýlil
 

!

Riziká

 

q

q q

q q q

Úlohy

 
         
  • Pravdepodobnosť vzniku náhodných javov je tím väčšia, čím je hrubšie plánovanie

4

Zdroje

Plánovací proces

Štruktúra

  • Čím podrobnejšie a pres-nejšie je plánovanie, tím je dopad náhodných javov tvrdší
         
 

$ $ $

Náklady

 

Vzťahy

 
   

Á

Termíny

   
 
  • Plánovanie by malo byť len tak podrobné, ako je to nutné, nie ako by to bolo možné
 

Na začiatku plánovacieho procesu projektu treba poznať odpovede na tieto otázky:

Odpoveď na tieto otázky by mala dať strategická štúdia, ktorá je dôležitým míľnikom v procese plánovania projektu.

 

  1. Proces riadenia realizácie projektu

Riadenie realizácie projektu nadväzuje na fázu plánovania a rieši tieto problémové okruhy:

 

  1. Aplikácia metód projektového manažmentu

Ako príklad metodiky projektového manažmentu môžeme uviesť postup strategického plánovania vytvorený britskou vládnou agentúrou CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency) používaný pre tvorbu informačných systémov v britskej štátnej správe (Mederly, 1997).

Podľa CCTA prebieha strategické plánovanie informačného systému v 5 etapách:

  1. Vypracovanie úvodnej štúdie (Scoping Study) - 1-3 mesiace - ide tu o stanovenie základného plánu postupu pri strategickom plánovaní informačného systému.
  2. Vypracovanie strategickej štúdie (Strategy Study) - 3-6 mesiacov. Strategická štúdia rieši otázky: Kde sme teraz? Kam sa chceme dostať? Ako sa tam dostaneme? Ide o popis súčasného a v budúcnosti očakávaného spôsobu fungovania organizácie - jej poslania, cieľov, postavenia v spoločnosti, financovania. Odporúča sa vypracovať niekoľko scenárov ďalšieho vývoja.
  3. Definícia stratégie (Strategy Definition) - 1-2 mesiace, výber jedného z variantov (scenárov), určenie záväznej stratégie. Sem patrí aj výberové konanie na obstaranie technických zariadení, stavebných úprav, softvéru a pod.
  4. Plánovanie implementácie (Implementation Planning) - 1 mesiac, zahŕňa transformáciu stratégie do projektov.
  5. Monitorovanie, ladenie a prehodnotenie (Monitoring, Tuning and Review) - nepretržitý proces, v ktorom sa sledujú zhody stratégie s naplánovanými postupmi.

Podľa tejto metodiky bola vypracovaná strategická štúdia Integrovaného informačného a komunikačného systému Univerzity Komenského v Bratislave (Strategická, 1998), v rámci ktorej sa rieši aj knižnično-informačný systém.

Ďalším príkladom môže byť metóda odporúčaná Aslib, The Association for Information Management (Black, 1996), ktorá rozoznáva tieto etapy:

  1. Definovanie projektu
  2. Základné projektové plánovanie
  3. Plánovanie harmonogramu projektu
  4. Plánovanie zdrojov
  5. Finančný odhad
  6. Riadenie a podávanie správ
  7. Implementácia - prevádzka projektu
  8. Zavŕšenie projektu (záverečná správa a zúčtovanie).

Aplikácia projektového manažmentu do knižničného prostredia je tiež opísaná v metodike výberu knižničného softvéru (Kimlička, 1997).

Rozsah tohto príspevku nedovoľuje venovať sa všetkým etapám, preto spomeniem len štúdiu možností, ktorá je štartovacou etapou projektu a niekoľko poznámok k výberu knižničného softvéru.

 

    1. Štúdia možností (ŠM)
      1. Charakteristika ŠM

Štúdia možností (Feasibility Study, Scoping Study), tiež štúdia vhodnosti, štúdia realizovateľnosti, technicko-ekonomická štúdia - je významný dokument, ktorý by nemal chýbať v žiadnom projekte. Má tieto ciele a charakteristické znaky:

      1. Informačná základňa ŠM
      2. Kvalita výstupov štúdie závisí na kvalite vstupných informácií a na spôsobe ich spracovania. Všetky dôležité informácie (požiadavky na zdroje, investičné a prevádzkové náklady atď.) by mali byť čo najpresnejšie a najúplnejšie. Podrobnosť informácií závisí na tom, či už bola predtým vypracovaná ÚŠM.

      3. Náklady na vypracovanie ŠM
      4. Náklady na vypracovanie ŠM predstavujú nezanedbateľnú položku predinvestičnej fázy projektu. Jej vypracovanie je veľmi náročné na čas, znalosť prostredia, získavanie relevantných a presných údajov, čo sa odrazí v cene. Rozsah a náročnosť ŠM závisí od rozsahu a náročnosti projektu. Náklady na vypracovanie ŠM sa odhadujú od 0,1 do 3 % nákladov na celý projekt.

      5. Obsah ŠM

Štúdia možností by mala obsahovať tieto kapitoly:

  1. Súhrnný prehľad výsledkov štúdie
  2. Ciele, stratégia a história projektu
  3. Marketingová stratégia, analýza trhu (používateľského prostredia) a objemy produkcie
  4. Suroviny, materiálové vstupy a energie
  5. Umiestnenie projektu, lokalita, vplyv projektu na okolie
  6. Technológie a technické zabezpečenie projektu
  7. Organizácia a riadenie prevádzky
  8. Personálne zabezpečenie projektu a prevádzky
  9. Implementačný plán projektu
  10. Ekonomické hodnotenie projektu
    1. Výber knižničného softvéru

Výber knižničného softvéru je dôležitý krok v investičnej fáze projektu. Je to náročný proces, ktorý je ovplyvnený množstvom neúplných informácií, pravdepodobnostných situácií a rizík. Správnosť, resp. optimálnosť výberu má významný vplyv na úspech celého projektu. Rozsah problémov a niektoré metódy ich riešenia sú opísané v metodike výberu knižničného softvéru (Kimlička, 1997). Na tomto mieste upozorním len na niekoľko dôležitých aspektov, ktorým treba venovať pozornosť:

Treba si uvedomiť, že výstupné funkcie (tzn. tie, ktoré sú určené koncovému používateľovi) vyspelých softvérových systémov sú vďaka rešpektovaniu štandardov (napr. Z39.50) približne na rovnakej úrovni. Rozdiely sú v komforte, ktorý poskytujú pracovníkom knižnice (operátorom a správcom systému) najmä pri spracovaní vstupných informácií (akvizícia, katalogizácia, registrácia používateľov a pod.). Ide o využívanie súborov autorít, slovníkov a kódovníkov, zápis záznamov na viacerých biliografických úrovniach, využívanie variabilných formulárov na zápis rôznych druhov dokumentov bez nutnosti zapisovať tagy, indikátory a oddeľovače podpolí a pod. Tieto funkcie sú podceňované najmä v tých systémoch, ktoré sú vyvíjané pre prostredie, kde sa využíva online katalogizácia a záznamy sa preberajú už hotové z bibliografických centier (napr. OCLC). Ak si uvedomíme, že 70-80 % vynaloženého času na fungovanie knižnično-informačného systému sa venuje práve zápisu dát, je každá usporená minúta na jednom zázname veľmi cenná.

Z hľadiska personálneho a technického zabezpečenia prevádzky je dôležité aké operačné a sieťové prostredie si daný softvér vyžaduje. Podstatne náročnejšie na cenu, kvalifikáciu správcov systému a siete, ako aj na kvalitu serverov a pracovných staníc sú systémy využívajúce UNIX-ovské prostredie, čo je zase na druhej strane vyvážené väčšou spoľahlivosťou.

Rozdiely sú aj v cene produktov, licenčných poplatkoch, poplatkoch za školenia a zákaznícke úpravy a konverzie dát. Tu treba veľmi starostlivo zvážiť, či kupujeme systém, ktorý nám vyhovuje teraz a pravdepodobne aj v dlhšom časovom horizonte, alebo či budeme požadovať úpravy a prispôsobenia. Ak budeme chcieť úpravy, potom treba preveriť, či sú vôbec možné, za akú cenu a za aký čas. Kúpou softvéru sa problémy nekončia a je dôležité aby boli zmluvne dohodnuté podmienky inštalácie, implementácie, školení, údržby a dodávok vyšších verzií alebo prípadných úprav.

 

  1. Bibliografické odkazy

BLACK, K. 1996. Project Management for Library and Information Service Professionals. London : ASLIB, 1996.

DOLANSKÝ, V. et al. 1996. Projektový management. Praha : Grada, 1996.

KIMLIČKA, Š. 1995. Manažment tvorby informačných systémov : teoretické východiská, metódy a postupy vo sfére vedy, výskumu a vzdelávania. Bratislava : Slovenská technická knižnica - Centrum VTI SR, 1995.

KIMLIČKA, Š. 1997. Metodika výberu knižničného softvéru. Bratislava : STIMUL, 1997.

KIMLIČKA, Š. 1998. Systémový knihovník - profesia 90-tych rokov. In: Knižničná a informačná veda XVII : zborník Filozofickej fakulty Univerzity Komenského. Bratislava : Univerzita Komenského, 1998, s. 5-21.

MCLEOD, Jr. R. 1990. Management Information Systems : a Study of Computer based Information Systems. New York : MacMillan, 1990.

MEDERLY, P. 1997. Strategické plánovanie univerzitných informačných systémov. In: Mezinárodní konference RUFIS´97 : Role of Universities in the Future Information Society. Praha : ČVUT, 1997, s.186.

MOLNÁR, Z. 1992. Moderní metody řízení informačních systémů. Praha, Grada, 1992.

Strategická štúdia pre Integrovaný informačný a komunikačný systém UK. In: Naša univerzita. Roč. XLIV, Jún 1998, Mimoriadne číslo.

 

 

Kontakt:

Prof. Ing. Štefan Kimlička, CSc. - Katedra knižničnej a informačnej vedy, Filozofická fakulta Univerzity Komenského, Gondova 2, 818 01 Bratislava

Tel.: 00421 7 323608, e-mail: kimlicka@fphil.uniba.sk, URL: http://www.rec.uniba.sk/~ kkvi