Spoločnosť CHEMOSVIT a.s. predstavuje holdingové zoskupenie materskej spoločnosti a 18 dcérskych spoločností s rôznym predmetom podnikania, zložitou organizačnou štruktúrou, náročnosťou na riadenie i okrem iného kladie vysoké nároky aj na zabezpečovanie informačných potrieb a služieb.

Odbor informácií, resp. Informačné centrum, ktoré je jedným z odborov Úseku strategického rozvoja, je súčasťou materskej spoločnosti. Funkčnosť takejto organizačnej štruktúry preverila prax posledných rokov, čo sa ukázalo ako veľmi praktické a účelné začleniť takýto informačný útvar tam, kde sa tvorí stratégia, koncepcia, kde sa tvoria podklady pre rozhodovacie procesy, a kde sa zabezpečuje technický a investičný rozvoj celej holdingovej spoločnosti.

Základy bývalej podnikovej knižnice sa položili spolu so vznikom firmy Chemosvit. Táto knižnica, pri zrode ktorej stál významný podnikateľ minulého storočia Tomáš Baťa, prešla mnohými vývojovými fázami, ktoré boli poplatné vtedajšiemu spoločenskému i ekonomickému zriadeniu, čo malo samozrejme vplyv aj na vnútorný rozvoj a vývoj spoločnosti. Knižnica prešla na svojej životnej púti lepšími i horšími obdobiami. Svoju životaschopnosť dokázala aj tým, že nikdy neprestala fungovať za podmienok, ktoré charakterizovali tú-ktorú dobu.

Významné politické, spoločenské a ekonomické zmeny v našej republike podmienili v r.1991 vzniknutie z bývalej podnikovej knižnice a VTEI odboru informácií s cieľom postupného vybudovania moderného informačného strediska. Vznik takéhoto pracoviska si vyžiadali vyššie uvedené zmeny, ktoré významne ovplyvnili konkurenčné prostredie všeobecne a zmenili podmienky pre podnikanie. Filozofia manažmentu a.s. Chemosvit sa stotožnila s jednou z najvýznamnejších pozícií vo svete biznisu a síce silou kvalitných informácií, keďže úspešnú stratégiu si môže každý podnikateľský subjekt vytýčiť len na základe neustáleho monitorovania externého a interného prostredia, analýzy správnej interpretácie informácií a ich kvalifikovaného využitia.

Vonkajšie prostredie podnikateľského subjektu a informácie

Hoci nemôžeme príliš vplývať na vonkajšie prostredie, môžeme využiť výsledky analýzy vonkajšieho prostredia na rozvoj stratégie, čím si firma (organizácia) vytvorí lepšiu pozíciu na prekonávanie problémov v budúcnosti.

Každý podnikateľský subjekt pôsobí v konkurenčnom prostredí, ktoré potrebuje pochopiť a do určitej miery ovplyvniť preto, aby získal výhodu oproti konkurencii prostredníctvom kapitalizácie vlastných silných stránok a príležitostí, aby definoval vlastné slabé stránky s návrhom ich odstránenia, využil slabé stránky konkurencie a rozpoznal hrozby z vonkajšieho okolia. Na širšiu časť okolia, ktorá obklopuje konkurenčné prostredie a je definovaná STEEP faktormi (sociologické, technologické, ekonomické, ekologické a politické) má firma veľmi malý vplyv, avšak tieto faktory činnosť firmy významne ovplyvňujú. Preto firma, aby zaujala čo najvýhodnejšiu pozíciu, ťažila zo širokého spektra vonkajších podmienok a aby negatívnym podmienkam odolávala maximálnou elimináciou, potrebuje túto časť prostredia poznať a zabudovať ju do svojich strategických plánov z dôvodu konkurencieschopnosti a úspešnosti.

Odbor informácií v spoločnosti Chemosvit a.s.

CHEMOSVIT a.s. Svit patrí medzi spoločnosti, ktoré si nielen uvedomujú túto teóriu riadenia v konkurenčnom prostredí, ale ju v praxi aj realizuje. Špecializovaným útvarom, ktorý je zodpovedný za monitoring vonkajšieho prostredia spoločnosti, za distribúciu relevantných informácií adresným zákazníkom vo firme a čiastočne, resp. úplne za ich analýzu v úzkej spolupráci s útvarom strategického plánovania a marketingu, či výskumom a vývojom je odbor informácií.

Odbor informácií má svoje nezastupiteľné miesto pri budovaní integrovaného informačného systému vo firme, aktívne prispieva k jeho tvorbe, ovplyvňuje jeho filozofiu, metodicky sa podieľa na koordinácii niektorých jeho uzlov a v rámci intranetu vystavuje svoje služby a informačné produkty.

Sústavne je venovaná pozornosť starostlivosti o zákazníka. Monitorujú sa informačné potreby rôznych cieľových skupín a snažíme sa o spätnú väzbu, aby sme mohli štatisticky vyhodnotiť, o ktoré druhy služieb je záujem, ktoré je potrebné a akým smerom rozvíjať a na druhej strane, ktoré utlmovať, resp. celkom zrušiť.

Informačný systém a marketingový informačný systém

Ak vezmeme ako kritérium pôvod informácií, môžme rozdeliť IS vo firme na dva paralelné, od seba nezávislé IS charakterizované internými a externými informáciami. Základný IS obsahuje údaje napr. o výrobe a kontrole kvality, predaji, učtovníctve, nákupe, ľudských zdrojoch a kontrolingu, t.j. interné údaje vzniknuté na jednotlivých útvaroch, ktorým spoločnú platformu zebezpečuje odbor informačných technológií a druhý IS obsahuje externé informácie, ktoré sú v kompetencii odboru informácií. Spracúvané sú do elektronickej podoby a sprístupňované na podnikovom intranete. Avšak oba tieto IS, obsahujúce rôzne databázy, existujú oddelene a práca s nimi a ich využívanie sa riadia svojimi vlastnými pravidlami.

Vývojom vnútorného (zavedenie marketingových činností) a vonkajšieho (konkurenčné prostredie) prostredia vznikla potreba vo firme prepojenia týchto informácií, resp. mať ich v takej štruktúrovanej podobe, aká by vyhovovala požiadavkám operatívneho i strategického marketingu. Dozrievanie tejto myšlienky do reálnych predstáv je datované rokmi, ktoré charakterizuje množstvo vysvetľovaní, presviedčaní, argumetov, auditov, školení, zmien (vrátane vlastného poznania), ktoré majú spoločného menovateľa nadšený a odborne vyspelý tím, ktorý dokázal presadiť vo vedení spoločnosti zmeny a realizáciu projektu – marketingový informačný systém MIS LEONARDO, ktorý je spoločným produktom ostravských firiem DATAMAR a MEDIUMSOFT. Cieľom implementácie MIS LEONARDO je vytvoriť jednotnú dátovú základňu pre riadenie a kontrolu marketingových a obchodných činností v celom holdingu.

Intenzívne predprojektové práce trvali pol roka a v januári 1999 sa začalo s implementáciou systému. V rámci implementácie MIS je oblasť externých informácií riešená ako informačná podpora pre celý holding, t.j. dátová základňa MIS bude postupne slúžiť aj pre dcérske spoločnosti. Marketingové spravodajstvo je v prvej fáze riešené len pre divíziu v materskej spoločnosti a po odladení, získaní praktických skúseností a rutinnom prevádzkovaní bude implementované aj v dcérskych spoločnostiach.

Hlavnou prednosťou MIS LEONARDO je jeho komplexnosť, modulárnosť a implementácia v spolupráci s autormi systému. Technické riešenie spĺňa podmienku architektúry klient/server.

Implementáciou MIS Leonardo bol v Chemosvite položený základ a nástroj na uplatnenie aj manažmentu znalostí v praxi. Umožňuje vytvoriť jednotnú dátovú základňu pre riadenie a kontrolu marketingových a obchodných činností. Na základe štrukturovaných položiek do systému, ktorá má prvky bázy znalostí, vkladajú dáta zamestnanci z rôznych oblastí: predaj, marketing, servis, výskum & vývoj a predovšetkým informační pracovníci monitorujúci externé prostredie spoločnosti. Systém takto dáva spätne kompletné informačné obrazy napr. o zákazníkoch, konkurentoch, dodávateľoch, regiónoch, výrobkoch, trhové štatistiky, trendy, cenové mapy, analýzu ziskovosti, atraktivitu a SWOT analýzu trhu, rentabilitu obchodných prípadov, vyhodnotenie aktivít predajcov, resp. obchodných skupín podľa rôznych kritérií a mnohé ďalšie informácie. Vypovedaciu silu a objektívnosť celého systému podporuje prepojenie interných a externých informácií a zapojenie sa do systému pracovníkov z rôznych útvarov.

MIS Leonardo v poslednej dobe prešiel rôznymi štrukturálnymi zmenami, od 12-modulárnej verzie k verzii pozostávajúcej z troch primárnych systémov a dvoch podporných systémov. Komplexné informačné obrazy sa dajú získať z nasledovných:

Základné primárne systémy

Podporné systémy

1. Prácu so zákazníkmi - založenie nového a evidencia stálych zákazníkov, evidencia základných vzťahov, evidencia rozširujúcich informácií, evidencia informácií vyplývajúcich z hodnotenia zákazníka, profil zákazníka

2. Práca s kontaktmi - evidencia záznamov z rokovaní, vyhľadávanie informácií o kontaktoch, rešerše kontaktov, realizácia plánovaných kontaktov

4. Telefónny zoznam - evidencia osôb a zástupcov, vyhľadávanie osôb, zástupcov a ich profil

Ak je firma informačne bohatá, čo už dnes našťasie nie je taká zvláštnosť, nasleduje ďalšia úloha: Ako efektívne využiť informačné bohatstvo vo firme? A práve tu nastupuje sila manažmentu znalostí.

Najjednoduchšie resp. najideálnejšie by bolo budovať manažment znalostí na zelenej lúke, t.j. pri budovaní úplne novej firmy. Keď už sú dlho vo firme vybudované vzťahy, organizačná štruktúra, zvyky ap., je veľmi ťažké presadzovať zmeny a hlavne vniesť nové myslenie. Ľudia sa prirodzene bránia zmenám, veľmi ťažko ich prijímajú, a preto je nesmierne dôležité neopomenúť tento aspekt pri implementácii manažmentu znalostí a venovať mu náležitú pozornosť. Ľudia musia mať pocit neohrozenia, keď budú zdieľať vlastné znalosti, musia sa cítiť bezpeční a motivovaní pre ich zdieľanie. Vytvorenie firemnej kultúry, aby podporovala riadenie znalostí je proces dlhodobý. Je to jeden z kľúčových cieľov stratégie spoločnosti.

Už dnes je v globalizujúcom sa informačnom svete nespochybniteľný fakt dlhodobej úspešnosti korporácie, že musí alokovať popri existujúcich zdrojoch (ľudia, suroviny, energia, finančné zdroje) aj zdroje informačné.