Řešení společnosti PC DOCS/FULCRUM pro integrované znalostní řízení

Úvod

        Dnes Vám chceme představit jeden z nejprodávanějších systémů pro správu dokumentů – systém společnosti PC DOCS/FULCRUM.

        Oprostíme se od vychvalování systému a popisu jeho využití ve vyspělé informační společnosti. Budeme se orientovat spíše na ukázky příkladů reálného použití systému PC DOCS  v České republice.

Typy příkladů použití systému PC DOCS/FULCRUM


ZPĚT NA ZAČÁTEK

První příklad – nasazení systému v obchodní organizaci

        V tomto nejjednodušším případě jde o prostou implementaci systému PC DOCS pro správu dokumentů. Organizace, která používá na tvorbu dokumentů standardní PC aplikace jako třeba Word, Excel, PowerPoint a ukládá všechny takto pořízené dokumenty do souborového systému (lokální disk, síťové disky), přičemž jsou data ukládána jak na osobních počítačích tak na serverech, nutně potřebuje zavést do uložených dokumentů pořádek. Ten získá buď vydáním organizačních opatření, jejichž plnění bude důsledně dodržovat a kontrolovat, a nebo právě implementací systému typu PC DOCS, který dodržování dohodnutých pravidel hlídá za Vás.

        V systému PC DOCS jsou všechny dokumenty uloženy v centrálním „skladu/úložišti dokumentů“. PC DOCS je plně integrován s nástroji na tvorbu dokumentů jako je Word, Excel apod. To znamená, že při ukládání či otevírání dokumentů se Vám nenabízí adresářová struktura vašeho počítače či serveru, ale právě onen „sklad dokumentů“. Ve „skladu dokumentů“ jsou dokumenty rovněž ukládány do jednotlivých složek, stejně jako při ukládání na souborový systém. Pro základní užití PC DOCS systému pro správu dokumentů Vám tedy stačí používat známé postupy pro ukládání a výběr dokumentů.

        Pomocí tohoto systému je také možné vystavovat dokumenty (obchodní informace, ceníky a jiné) na internetu, čímž lze firmu prezentovat navenek.
 

Hlavní přednosti


        Další velkou výhodou je možnost vyhledání dokumentů nejen podle popisných údajů, ale i podle jejich obsahu a již zmíněnou předností je možnost vytváření dynamických (virtuálních) složek. Co si můžeme představit pod pojmem „dynamická složka“ – složku vytvořenou jako výsledek uspořádání dokumentů dle jistého kritéria resp. vlastnosti. Tak může mít organizace vytvořenu složku „PROJEKT A“, do kterého budou automaticky (bez potřeby „ručního“ vkládaní) zařazovány všechny dokumenty s jistou, předem specifikovanou vlastností. V takto vytvořené složce jsou pak dokumenty ve Word formátu jenž prezentují komunikaci se zákazníkem „PROJEKTU A“, kalkulace a rozpočty pro „PROJEKT A“ v Excel formátu, propagační materiály k „PROJEKTU A“ v PDF formátu i jiné dokumenty „PROJEKTU A“.
 

Příklad A

   Složka Životopisy – do této složky se zařadí všechny dokumenty, které jsou označeny nadpisem životopis.
 

Příklad B

        Složka Instalatéři obsahuje všechny dokumenty kde se v dokumentu vyskytuje slovo instalatér.

        Po převedení stávajících dokumentů do „skladu dokumentů“ a implementaci systému pro všechny uživatele získá organizace, vedle pořádku, možnost lepšího využití informací pro řízení, pro nabídku lepších služeb klientům a v neposlední řadě pro strategické rozhodování, které mění intelektuální bohatství ve větší produktivitu i vyšší konkurenceschopnost.

ZPĚT NA ZAČÁTEK ZPĚT NA TYPY PŘÍKLADŮ

Druhý příklad – integrace systému se zákaznickým systémem klienta

        Ve druhém případě chce klient rozšířit svůj informační systém (v tomto případě systém evidence zakázek a zákazníků) o možnost evidovat k dané zakázce a k danému zákazníkovi kromě strukturovaných dat ze zákaznického systému také veškerou korespondenci s klientem (např. dokumentů jako smlouvy, přílohy smluv, protokoly apod.). Jde tedy o rozšíření existujícího systému o subsystém správy dokumentů.

        Cílem tohoto řešení je integrace zákaznického systému se systémem PC DOCS/FULCRUM pro správu dokumentů ve smyslu doplnění zákaznického systému. Systém správy dokumentů PC DOCS/FULCRUM může pak být pro uživatele „utajený“ a uživatel může k dokumentům přistupovat třeba jen přes zákaznický systém.

        Pro převod papírových dokumentů do elektronické podoby je vytvořeno integrované centrální skenovací pracoviště. Na tomto pracovišti jsou všechny dokumenty vkládány do skladu dokumentů systému PC DOCS/FULCRUM a poté jsou automaticky provazovány se záznamy v zákaznickém systému. Od té chvíle jsou dokumenty přístupné ze zákaznického systému.
 

Hlavní přednosti


        Integrací stávajícího informačního systému podniku se systémem správy dokumentů získává podnikový informační systém další rozměr. Tato integrace se systémem společnosti PC DOCS/FULCRUM poskytne oprávněným pracovníkům podniku kompletní přehled o veškeré dokumentaci spjaté s klientem a to kdykoli a z jakéhokoli místa. Tím jsou výrazně urychleny všechny činnosti spojené s vyhledáváním dokumentů, jejich distribucí z oddělení na oddělení a jejich kompletací. Podnik tak může poskytovat zákazníkům služby kvalitněji a rychleji.

ZPĚT NA ZAČÁTEK ZPĚT NA TYPY PŘÍKLADŮ

Třetí příklad – DMS systém jako Evidence písemností organizace

        Organizace chce automatizovaně zpracovávat vybrané elektronické i papírové písemnosti. V takových případech je nutné provést rozbor stávajícího způsobu zpracování písemností. Na základě tohoto rozboru je systém zpracování písemností modifikován tak, že jsou zohledněny možnosti využití systému společnosti PC DOCS/FULCRUM a výhody plynoucí z využití tohoto systému. Provedením konzultací na pracovištích klienta a úvodního rozboru lze zabránit případnému zakonzervování špatných postupů z praxe a identifikovat uživatelské požadavky na automatické zpracování.

Předpokládejme, že organizace chce automatizovaně zpracovávat následující tři oblasti písemností:

Došlá a odeslaná pošta

        Automatizované zpracování došlých a odeslaných písemností organizace řeší celý cyklus zpracování písemnosti od její evidence, přes přidělení až po vyřízení a následnou skartaci, či archivaci. V případě doručených písemností se kromě evidence mohou také skenovat, proto lze oba typy písemností evidovat v papírové i elektronické podobě.

        Řešení umožňuje evidenci a sledování úkolů vztažených k písemnosti včetně podpory vyřizování písemností a úkolů ve stanovených lhůtách.

Agenda porad

        V rámci agendy porad lze implementovat a následně automatizovaně zpracovávat všechny pravidelné i nepravidelné porady jako jsou porady vedení, provozní porady, úsekové porady, porady řešitelských a projektových týmů a další.

        Zápis obsahuje plán porady (kdy, kde, seznam účastníků, program). Z dokumentu zápisu uvedených porad se automaticky generují úkoly, jejichž následné plnění lze systémem efektivně sledovat, kontrolovat a samozřejmě lze i operativně měnit zadání úkolů. Uzavřené zápisy lze zveřejňovat s respektováním oprávnění přístupu.

Agenda smluv

        Poslední agendou zmíněnou v rámci příkladu evidence písemností je agenda smluv. Tato agenda zahrnuje vybrané typy smluv. Systém zohledňuje celý cyklus tvorby smlouvy od jejího vypracování (například technickým úsekem nebo oddělením prodeje) přes připomínkování jinými úseky (technickým nebo finančním oddělením) až po schválení pracovníkem prodeje nebo ředitelem společnosti. Pokud smlouvu vypracovala protistrana – partner, je možné tyto smlouvy skenovat a evidovat i v elektronické podobě.

        Ze smluv plynou závazky, které se evidují v návaznosti na smlouvu, ke které se vztahují. Plnění těchto závazků je možné systémem automaticky sledovat a avizovat jejich nesplnění.

        Všechny smlouvy jsou centralizovaně uloženy a přístup k nim je řízen přístupovými právy ke každé konkrétní smlouvě. Smlouvy a její přílohy lze kdykoli aktualizovat.
 

Hlavní přednosti


        Systém evidence písemností je pro organizaci rychle se vracející investicí. Automatizované zpracování písemností práci s písemnostmi výrazně zjednodušuje a tím i ulehčuje. Vzhledem k urychlení evidence a předávání písemností, vyhledávání, urychlení přístupu k jednotlivým písemnostem a kontrole termínů dochází k nezanedbatelné úspoře času a energie zaměstnanců.

ZPĚT NA ZAČÁTEK ZPĚT NA TYPY PŘÍKLADŮ

Čtvrtý příklad – Nasazení systému v průmyslovém podniku

        Kromě již dříve zmiňovaných řešení je další možností možnost využití DMS i v oboru průmyslu resp. výroby. I když by se snad mohlo zdát, že dokumenty vznikají především v administrativě, nebo při obchodní činnosti ani výroba resp. takzvaná oblast manufacturingu se nevyhne produkci dokumentů. Například technické výkresy, výdejky materiálu, bezpečnostní předpisy, pracovní předpisy, výrobní předpisy či postupy a podobně.

        Samozřejmostí je s uvedenými dokumenty i aktivně pracovat a vyhledávat jak je samotné, tak informace v nich obsažené, sledovat historii, případně jednotlivé verze daného dokumentu (například technického výkresu), umožnit sdílení dokumentů pro více pracovišť (výrobních hal, středisek), nebo pracovních skupin (pracovních nebo řešitelských týmů) a zavést tak pořádek v dokumentech a jejich spravování jak uvnitř organizace, tak i třeba ve vztahu k vnějšímu okolí podniku reprezentovanému subdodavateli nebo zákazníky.

        Aby se investice do DMS systému projevila v zavedení pořádku a možností lepšího využití informací pro řízení, pro nabídku kvalitnějších služeb a výrobků, pro zvýšení produktivity a konkurenceschopnosti podniku je potřeba aby DMS byl v podniku využíván během celé délky existence dokumentu:

        Další nezbytnou podmínkou úspěšné implementace systému DMS v průmyslovém podniku je (stejně jako v příkladě integrace se zákaznickým systémem) možnost integrace do již pořízených aplikací, ať již do ERP systémů jako je SAP R/3, nebo se systémy CAD/CAM, databázemi či jinými aplikacemi. Systém PC DOCS uvedené integrace umožňuje. Jako příklad můžeme uvést právě integraci s produkty firmy Exovision (CAD integrace).

        Uvedené řešení umožňuje integrovat do systému pro správu dokumentů prohlížeč formátů AutoCad a Microstation (formát DWG). Uvedená integrace kromě již dříve popsané plné funkčnosti DMS umožňuje i vyhledávat a prohlížet DWG formáty bez nutnosti mít nainstalovanou nativní aplikaci (např. AutoCad), což je nesporná výhoda, když například vedoucí týmu konstruktérů aktivně s AutoCadem již nepracuje, nicméně potřebuje mít přehled jak o práci svých spolupracovníků tak i o stávající technické dokumentaci podniku. Prohlížeč umožňuje provádět v dokumentech i jednoduché zásahy (zvýraznění, podtrhnutí a jiné). Velice užitečnou vlastností je pro uživatele schopnost řešení zabezpečit komunikaci mezi databází produktu Docs Fusion a aplikacemi  AutoCad resp. Microstation tak, že údaje o dokumentu (základní údaje z tabulky na  technickém  výkresu) se automaticky přenesou do profilu dokumentu uloženého v systému PC DOCS.
 

Hlavní přednosti


        DMS výrobnímu podniku umožní podchytit a zefektivnit tok informací souvisejících s výrobou, výrobní dokumentací, vývojem, kontrolou kvality, vnitřními předpisy, bezpečností a jinými, což jsou atributy nevyhnutelné pro možnost ucházet se o certifikaci ISO 9000/14000/18000.

ZPĚT NA ZAČÁTEK ZPĚT NA TYPY PŘÍKLADŮ

Shrnutí

        Jak je na výše uvedených příkladech vidět, systém pro správu dokumentů společnosti PC DOCS/FULCRUM má velice široké uplatnění. Systém lze uplatnit v mnoha segmentech trhu, od státní a veřejné správy, přes finanční sektor, pojišťovnictví, obchodní společnosti, právní organizace, producenty a poskytovatele informací, telekomunikace, energetiku, farmaceutický průmysl, až po průmyslové podniky. Zjednodušeně lze konstatovat, že systém společnosti PC DOCS/FULCRUM je uplatnitelný všude, kde se vyskytuje práce s dokumenty.

        Jednou z hlavních předností tohoto produktu, kromě jeho otevřenosti a jeho moderní třívrstvé architektury, je bezesporu i možnost integrace s mnoha produkty třetích stran. Tato vlastnost pak produktu přidává ještě vyšší funkční a užitkové vlastnosti.

        Systém společnosti PC DOCS/FULCRUM nezpracovává pouze holá data, nebo informace. Tím, že systém zpracovává navzájem propojené relevantní dokumenty, tedy množství informací zasazených do určitého kontextu, můžeme mluvit o systému integrujícím a řídícím znalosti.

        Znalost jako množství informací zasazených v určitém kontextu je na rozdíl od holé informace hůře přenositelná a stává se neoddělitelnou součástí organizace, výrazně zvyšující její hodnotu. Navíc se díky zpětné vazbě využívá existujících znalostí k objevování a vytváření znalostí nových. Tím se hodnota a know-how organizace dále zvyšuje.
 

ZPĚT NA ZAČÁTEK

Program prezentace


ZPĚT NA ZAČÁTEK

Profil společnosti Exprit, spol. s r. o.

        Exprit, spol. s r.o., je obchodní softwarová společnost se zaměřením na zavádění systémů pro správu dokumentů pomocí špičkových informačních technologií a na integraci standardních kancelářských softwarových nástrojů v administrativě. Orientuje se nejen na dodávky jednotlivých produktů a služeb, ale především nabízí svým zákazníkům ucelená komplexní řešení. Působí jako distributor produktů předních světových firem PCDOCS/FULCRUM, JetForm, IRIS, Cardif a UNIPLEX. V roce 1995 se společnost stala partnerem programu Microsoft Solution Provider.

        Společnost působí na území České republiky a Slovenské republiky. Sídlo společnosti je v Praze. Společnost byla založena v roce 1990. Po celou dobu existence prokazovala společnost vzrůstající know-how a podíl na trhu v uvedené oblasti. V současné době se řadí mezi špičkové dodavatele informačních technologií a na trhu systémů pro správu dokumentů (DMS - Document Management System) zaujímá společnost dominantní postavení.

ZPĚT NA ZAČÁTEK

Hlavní směry technologického zaměření


ZPĚT NA ZAČÁTEK

Poskytované služby

        Společnost Exprit nenabízí pouze konkrétní produkty, ale nabízí zákazníkovi především řešení, ke kterému využívá špičkové produkty a své bohaté zkušenosti. Společnost poskytuje následující služby:


ZPĚT NA ZAČÁTEK

Hlavní výhody na trhu


ZPĚT NA ZAČÁTEK

Kontakt

EXPRIT, spol. s r. o.
VIKTORA HUGA 4
150 00 PRAHA 5
Tel.: +420-2-57 31 54 08
Fax.: +420-2-54 56 42
E-mail: exprit@exprit.cz
WWW: http://www.exprit.cz/


ZPĚT NA ZAČÁTEK