Tendry EU denně na stůl českých podnikatelů - adresná informační služba Euro Info Centra Praha

Martina Přibylová, Centrum pro regionální rozvoj ČR - Euro Info Centrum Praha

Náplň příspěvku - nová služba EIC Praha - adresné rozesílání informací o veřejných obchodních soutěžích vyhlašovaných Evropskou unií.

Charakteristika nabízených informací - databáze TED (Tenders Electronic Daily).

Hodnota informací o tendrech EU pro české podniky - kdo je náš uživatel a co potřebuje (podloženo průzkumem klientů EIC Praha). Vztah mezi charakteristikami uživatele a strukturou služby.

Současná podoba služby - ukázka softwaru Tender Support System, který umožňuje denní elektronické rozesílání informací o tendrech na základě předem uloženého profilu klienta - tvorba profilu klienta, využití CPV kódů (Common Procurement Vocabulary) - jak určit optimální cenu - "doplňkové" služby jako řešení.

1. Úvod – EIC Praha a TENDRY EU

Euro Info Centrum Praha (EIC Praha) je součástí evropské sítě zhruba 300 poradenských a informačních center, která dnes fungují asi v 37 převážně evropských zemích. Síť EIC zřídila koncem osmdesátých let Evropská komise (EK) a za její chod zodpovídá Generální ředitelství pro podnikání (DG Enterprise) Evropské komise. Posláním sítě EIC je podporovat malé a střední podnikání v Evropě prostřednictvím poskytování informačních a poradenských služeb podnikatelům a usnadnit jim tak vstup na jednotný trh Evropské unie (EU).

Od počátku působení EIC Praha se spolu se změnami podnikatelského prostředí v ČR a postupujícími jednáními a přípravami na vstup ČR do EU mění i struktura služeb, které EIC podnikatelům nabízí. Zatímco zpočátku šlo především o služby “reaktivní”, tzn. o služby, které se s využitím dostupných zdrojů poskytovaly “pouze” na základě konkrétních požadavků klientů, dochází dnes k posunu v povaze poskytovaných služeb směrem k větší “proaktivnosti”, která je charakterizována větší orientací na potřeby klienta, budováním bližšího vztahu mezi EIC a klientem. Výsledkem je zvyšující se dynamičnost a flexibilita nabízených služeb a stále sílící zpětná vazba, dovolující vycházet vstříc potřebám našich klientů efektivnějším způsobem.

SlužbaTENDRY EU je novinkou ve službách EIC Praha. Jde o adresnou informační službu, kdy je elektronickou poštou nebo faxem klientovi denně zasílána rešerše z denně aktualizované databáze veřejných obchodních soutěží vyhlašovaných EU.

Cílem služby TENDRY EU je zvýšit informovanost českých podniků v oblasti problematiky veřejných zakázek v rámci EU a pomoci jim překonat některé bariéry spojené s nabízením práce, výrobků a služeb veřejnému sektoru v celoevropském měřítku.

Vzhledem k tomu, že jde o novou službu, která je v současné době ve fázi zkušebního provozu, je cílem tohoto příspěvku podělit se o zkušenosti se zaváděním této služby a nastínit možná řešení problémů, se kterými jsme se dosud v souvislosti s touto adresnou informační službou setkali. Nejprve se zaměříme na zjišťování informačních potřeb klientů, dále se budeme věnovat struktuře a charakteristikám poskytovaných informací, principu fungování služby, její propagaci, problematice ceny a doplňkovým službám, které mohou takovou službu učinit atraktivnější z hlediska její komplexnosti a cenové přijatelnosti.

Prvním impulsem k projektu služby TENDRY EU v EIC Praha byla pozorovaná potřeba informačních a poradenských služeb specializovaných na problematiku veřejných obchodních soutěží. Ta vyplývá z výsledků výzkumů EIC Praha, které potvrdily obecně přetrvávající nedostatek informací o podnikání a příležitostech uplatnění na trhu EU. Cílem služby je mj. pomoci českým podnikům alespoň částečně překonat skepsi vůči účasti ve veřejných obchodních soutěžích v zahraničí, která je zčásti způsobena naprostým nedostatkem, neúplností nebo těžkou dostupností relevantních informací. Vzhledem k tomu, že EIC Praha funguje v rámci Centra pro regionální rozvoj ČR, které je příspěvkovou organizací Ministerstva pro místní rozvoj a jde tudíž o organizaci neziskovou, je schopno poskytnout dané služby za pro podniky relativně výhodných podmínek. Protože v ČR stále není samozřejmostí za informace odpovídajícím způsobem platit, jde z hlediska podniků o poměrně významný faktor obecně posilovaný již zmíněnou nedůvěrou.

Při přípravě služby jsme provedli průzkum, který byl na jedné straně zaměřen na potřeby potenciálních klientů, na druhé straně na zkušenosti organizací poskytujících podobné služby jak v ČR, tak i v zahraničí. Co se týče zahraničí, šlo především o průzkum zkušeností kolegů z ostatních EIC, která se specializují na tento typ služeb a vyjednávání případné spolupráce.

1. Dotazník – zjišťování zájmu o službu, ochoty platit určitou cenu za službu, zájmu o další doplňkové služby, zájmu o typ pozice v souvislosti s veřejnou zakázkou (hlavní dodavatel, subdodavatel) atd.
2. Výběr vhodných respondentů pro detailnější průzkum – výběr firem podle navržených kritérií s určitou benevolencí danou kvalitou informačního zdroje (Registr ekonomických subjektů) a vlastní znalostí podnikatelského prostředí.
3. Řízené tele fonické dotazování.
4. Konzultace s odborníky z některých oborů – stavebnictví, truhlářská výroba, strojní výroba, inženýrské a projekční práce.
5. Konzultace s odborníky se zkušenostmi v oblasti poskytování informačních a poradenských služeb týkajících se veřejných soutěží – CzechTrade, EIC Brussels-Airport, EIC Erfurt, EIC Kortrijk, EIC Asturias, EIC Dublin.

• Malé povědomí českých podniků o příležitostech účasti ve výběrových řízeních vyhlašovaných EU – nejvýraznější u MSP v reg ionech, kde je typická silná orientace na místní trh
• Obecně potvrzená neúspěšnost přihlášené nabídky při absenci místního zástupce (konzultanta, vyjednávače) v zemi, kde byl tendr vyhlášen
• Nedůvěra ve schopnosti a solidnost poradenských firem, zahraničních i tuzemských
• 40% českých firem je schopno dodávek, ale nepodává nabídky pro nedostatek informací
• 40% firem určité informace o podobných možnostech má, ale nemá příslušné certifikáty a/nebo není schopno komunikace v cizím jazyce
• Cenu 10.000 Kč za rok hodnotilo kolem 57% respondentů jako vysokou a 26% jako přiměřenou

Mezi faktory, které ovlivňují úspěch firmy ve veřejné soutěži, obecně patří: dobrá pověst, profesionální kvalifikace, hospodářský a finanční stav, technická způsobilost.

Největší bariéry pro české podniky existují v oblasti technických standardů a certifikace, jazykové vybavenosti, neznalosti legislativy EU, neznalosti trhu, kulturních bariér atd. Co se týče technických standardů a certifikace, situace se zlepšuje např. i díky podpisu PECA dohody o vzájemném uznávání zkoušek, kontrol a certifikátů (Protocols to the European Agreements on Conformity Assessment). Dohoda znamená pro české podniky zlepšení přístupu na jednotný trh EU a významné snížení bariér v oblasti obchodu s průmyslovými výrobky.

• Výrobní firma z průmyslového oboru – zařízení, vybavení, stroje, využívající místní zdroje, zkušenost se zahraničním zákazníkem, I SO 9000, konkurenceschopný výrobek.
• Servisní firma na doplňkové a montážní práce, zkušenost v oboru, delší doba trvání, zkušenost s prací v zahraničí, kvalifikovaná pracovní síla včetně jazykového vybavení.
• Projekční kancelář se zkušenostmi v zahraničí, kvalifikovanou pracovní silou a patřičnými kooperačními vazbami.

Z konzultací vyplynulo potvrzení výsledků průzkumu mezi podniky. Zkušenost se vstupy do veřejných soutěží vyhlašovaných EU je velmi nízká, jedním z problémů je najít relevantní informaci včas a zpřístupnit ji podniku tak, aby mohl reagovat v termínu uzávěrky nabídek. Tento problém může pomoci vyřešit právě takový systém jako je Tender Support System nakoupený EIC Praha. Potvrdila se i existence jazykových bariér, malá orientace v podmínkách soutěže a právním kontextu v dané zemi. MSP v ČR mají tendenci očekávat konkrétní poptávku či přímo zakázku, nemají dostatečnou zkušenost s průzkumem trhu, s přípravou nabídek ani s jednáním o konkrétních podmínkách obchodního případu. Nutné zpoplatnění adresných informačních služeb v oblasti veřejných soutěží bývá ve spojení s ostatními faktory jedním z důvodů nezájmu podniků o tyto služby. Kromě toho neexistuje v ČR dostatek poradenských firem, které by byly schopny poskytnout v této oblasti kvalitní služby podložené zkušenostmi.

Z výše uvedeného vyplývá, že role informační podpory EIC Praha může být daleko významnější, než je pouhé předání informace o vyhlášeném tendru. Služba TENDRY EU může být spojena s doplňkovými službami pomáhajícími překonat značnou část bariér, které v této oblasti existují. Informace, týkající se podmínek účasti v tendrech, legislativy v zemi vyhlašovatele tendru, získání informací o trhu v dané zemi a vhodného konzultanta je EIC Praha ve spolupráci s partnerskými EIC v zahraničí specializovanými na problematiku veřejných soutěží schopno poskytnout, a to za velmi výhodných podmínek. Nabídka těchto doplňkových služeb by měla zvýšit atraktivitu služby.

Tender Support System (TSS) je systém na bázi MS Access, který za finanční podpory Evropské komise vyvinulo EIC Brussels – Airport. Na základě předem uloženého profilu klienta systém umožňuje porovnání aktuálního TED-souboru s konkrétním požadavkem firmy, výběr relevantních záznamů a jejich odeslání e-mailem nebo faxem klientovi.

V rámci přípravy zkušebního provozu byly nabídkou obeslány firmy, které projevily o službu předběžný zájem již během dotazníkové akce. EIC Praha nabídlo těmto firmám dvouměsíční využití služby TENDRY EU zdarma s podmínkou, že tyto firmy budou ochotny spolupracovat především poskytováním svých postřehů a připomínek EIC Praha tak, aby bylo možné službu upravit podle reálných potřeb. Zkušební provoz má také velký význam pro sbírání zkušeností s tvorbou profilu klienta a jeho doladěním tak, aby klient dostával co nejrelevantnější rešerše, obsahující v ideálním případě pouze ty tendry, které věcně odpovídají jeho zájmu. Po ukončení zkušebního provozu začne plný, zpoplatněný provoz systému. V rámci zkušebního provozu také počítáme s možností úpravy podmínek za jakých je služba poskytována tak, aby byla pro obě strany akceptovatelná a co nejvýhodnější.

Ve spolupráci s právníkem byl vytvořen Návrh smlouvy na poskytování služby TENDRY EU a určeny Všeobecné smluvní podmínky. Nedílnou součástí těchto dokumentů je Ceník a storno podmínky. Dále byl vypracován přehled doplňkových služeb ke službě TENDRY EU.

1. Firma vyplní Návrh na uzavření smlouvy o poskytování služby TENDRY EU, kde uvede údaje nezbytné k založení profilu klienta. Firmou vyplněný a podepsaný Návrh je považován za objednávku.
2. EIC Praha po obdržení Návrhu pošle firmě potvrzení Přijetí návrhu na uzavření smlouvy o poskytování služby TENDRY EU. Tím je uzavřena smlouva o poskytování služby TENDRY EU mezi firmou a EIC Praha.
3. EIC Praha uloží profil klienta do systému, případně klienta požádá o upřesnění uvedených údajů a provede test uloženého profilu.
4. Od měsíce uvedeného ve smlouvě začne EIC Praha posílat klientovi informace o tendrech.
5. V prvních týdnech poskytování služby (2-4 týdny) probíhá ve spolupráci s klientem dolaďování profilu tak, aby klient dostával skutečně pouze ty informace, které ho zajímají.
6. EIC Praha fakturuje za poskytovanou službu poplatky podle aktuálního Ceníku a Všeobecných smluvních podmínek vztahujících se ke službě TENDRY EU. Pro začátek bylo stanoveno čtvrtletní předplatné (3 měsíce – 5 200 Kč, 6 měsíců – 7 800 Kč, 9 měsíců – 9 000 Kč, 12 měsíců – 10 400 Kč), je možná jeho modifikace v budoucnu.
7. V případě zájmu klienta o podání přihlášky do veřejné obchodní soutěže může klient využít zvýhodněných doplňkových služeb pro klienty služby TENDRY EU.
8. V případě, že si klient přeje odstoupit od smlouvy, oznámí svůj úmysl EIC Praha v souladu se Všeobecnými smluvními podmínkami.

TED – Tenders Electronic Daily je databáze Evropské unie, ve které se objevují informace o veřejných obchodních soutěžích (tendrech) vyhlašovaných EU. Producentem databáze je EUR-OP (Office for Publications of the European Communities). Díky denní aktualizaci databáze lze v případě použití vhodného a efektivního programu informovat zájemce o tendru ještě týž den, kdy byla informace k němu publikována.

Informace o každém tendru se objevují v databázi několikrát. Nejprve je publikována předběžná informace o tom, že bude určitý tender vyhlášen (indicative notice; pre-information), posléze je tender vyhlášen (tender notice) a nakonec je publikována informace o výsledku tendru (contract award notice). Povinností EUR-OP je publikovat informaci o daném tendru do 12 dnů od jejího zveřejnění úřadem vyhlašujícím soutěž (awarding authority), v případě urychlené procedury (accelerated procedure) je tato lhůta zkrácena na 5 dnů. Databáze je aktualizována denně. U běžných procedur tak firma má zhruba 24 - 52 dní na podání nabídky v závislosti na dalších charakteristikách vyhlašované soutěže.

K věcné klasifikaci tendrů vyhlašovaných EU se používají CPV kódy (Common Procurement Vocabulary). CPV je číselník klasifikující služby výrobky a činnosti, které mohou být předmětem veřejných obchodních soutěží a vyhlašovatel soutěže vybraným kódem určuje obsah dané zakázky.CPV kódy však nejsou vždy zcela spolehlivým selekčním údajem, neboť se poměrně často objevují chyby v indexaci způsobené vyhlašovatelem.

Základní profil klienta EIC Praha obdrží z vyplněného Návrhu smlouvy na poskytování služby TENDRY EU. Profil obsahuje kontaktní informace a identifikační údaje, počet zaměstnanců, podíl exportu, odvětví činnosti, specifikaci tendrů, o které má firma zájem (věcné a geografické vymezení, typ procedury apod.), jazyk (angličtina, němčina nebo francouzština), typ záznamu z hlediska úplnosti, dobu předplatného.

• Kontakty na poradenské organizace v ČR se zkušenostmi z oblasti veřejných soutěží v zahraničí. Jde o spolupracující organizace EIC Praha, jejichž možnosti dobře známe.
• Kontakt na místního konzultanta v zemi, kde byl tendr vyhlášen. K nalezení vhodného konzultanta využije EIC Praha zkušeností svých kolegů z EIC v zemi, kde byl daný tendr vyhlášen. EIC specializovaná na problematiku veřejných soutěží mají v této oblasti dobrý přehled.
• Pomoc při obstarání formulářů potřebných k podání přihlášky do tendru, standardní žádost o poskytnutí formulářů k přihlášení do tendru.
• Pomoc při překonávání jazykových bariér – tvorba adresáře překladatelů se zkušenostmi s texty týkajícími se EU; EIC Praha poskytne v případě potřeby překladatelům konzultace.
• Pravidelný informační servis o službách poskytovaných EIC Praha – průběžné informování v rámci každodenních dodávek informací o tendrech.
• Bulletin Podnikatelské kontakty e-mailem 1x měsíčně.

• Právní informace
• rešerše z legislativy ES
• informace o legislativě jednotlivých zemí, která souvisí s problematikou veřejných obchodních soutěží
• Informace o situaci na daném trhu – seznamy firem, statistiky, ceny (z vlastních zdrojů nejsme schopni zajistit souhrnné marketingové zprávy); kontakty na organizace poskytující souhrnné marketingové studie apod.
• Dokumentace EU, praktické příručky zaměřené na účast ve veřejných obchodních soutěžích vyhlašovaných EU apod.
• V případě potřeby vyhledávání partnerů pro založení společného podniku (joint-venture) zveřejnění nabídky/poptávky v Partner Search Database (PSD), rozšíření v rámci sítě EIC (celá Evropa), využití kontaktů v EIC v zahraničí.

Propagace služby bude probíhat všemi dostupnými efektivními způsoby. Kromě internetové stránky v rámci www prezentace EIC Praha, která bude problematice věnována a bude obsahovat formulář, který umožní službu objednat, bude služba nabízena prostřednictvím osobních návštěv ve vytipovaných podnicích, využit bude také “direct mailing”. Službě bude věnována pozornost na seminářích pro podnikatele, plánujeme také semináře věnované přímo problematice veřejných obchodních soutěží. Dalšími způsoby propagace služby budou inzeráty v elektronických i tištěných periodikách, s jejichž redakcemi EIC Praha udržuje trvalou spolupráci.

1. McKeown, S. Selling to the public sector in Europe: a practical guide for small and medium-sized companies. Luxembourg: EUR-OP, 2000. 133 p.
2. Public procurement frequently asked questions. Brussels: European Commission, 1999. 30 p.
3. V enclíková, V. Návrh informační a poradenské kooperace na podporu podnikání v menších obcích část II. Praha: Centrum pro regionální rozvoj ČR, 2000. [Interní materiál]
4. Veys, Ch. Tender Support System: user’s guide. Brussels: EIC Brussels-Airport, 2000. 20p.