Knowledge management, (KM), znalostní management, systém řízení a správy znalostí a zaměstnanecké portály jako jedna z metod aplikace KM jsou v současnosti velmi diskutovanou problematikou. V souvislosti s těmito pojmy jsou často kladeny otázky týkající se jejich definice, přínosu pro řízení organizace a finančních nákladů nutných na jejich implementaci. .

Většina společností dnes již pracuje se sdílenými daty, zvláště pro potřeby obchodu a kontaktu se zákazníkem. Některé společnosti zaměřují aktivity v řízení znalostí pouze na implementaci jednoduchých portálů, které jsou s větší či menší disciplinou uživatelů plněny informacemi o řešených problémech.

Často používaná definice KM, charakterizuje znalostní management jako disciplínu, která zajišťuje rozšíření individuálních znalostí skrze celou organizaci a tím umožní vytvářet znalost vyšší úrovně. Znalost organizace.

Vliv implementace systému znalostního managementu může mít různé podoby, ne každá z nich je měřitelná přímým finančním efektem. Často se uvádí že znalostní management je rozhodující pro vedení tzv. “zdravých - healthy” nebo “chytrých - smart” obchodních aktivit.

Implementace správy znalostí organizace pak snižuje rizika vyplývající z migrace pracovníků, umožňuje neustálý růst všech zaměstnanců společnosti tím, že jsou jim data, informace a znalosti jednoduchým způsobem zpřístupňovány.

Mezi základní části procesu znalostního managementu v organizaci patří

Záznam znalostí: znalost může být řízena, sdílena a opětovně použita, pouze pokud je zapsána. Každá znalost, která vznikne v jedné společnosti, jedné budově nebo dokonce v jedné kanceláři může být opakovaně použita pouze v případě, že bude zapsána.

Znalostní management klade důraz na elektronický záznam znalostí, jejich klasifikaci. V této formě se nejčastěji pořizují znalosti prostřednictvím firemního portálu, a to jak pomocí manuálního vstupu tak i prostřednictvím automatizovaného ukládání znalostí z vytvořených dokumentů, záznamů z porad atd.

Kvalita znalostního managementu: Znalosti, které mají sloužit společnosti jako základní jednotky intelektuálního kapitálu společnosti musí vykazovat určitou “kvalitu”.

Kvalitou v tomto slova smyslu je míněno především to, že znalost musí být správná, odpovídající realitě, nesmí být zbytečná nebo dokonce zavádějící. Znalost nízké kvality může organizaci způsobit více škod, než kdyby nebyla vůbec zaznamenána.

Za kvalitu znalostí odpovídá v prvé řadě jejich autor, který je do systému pořídil. Kromě autora je však dobré definovat funkci správce znalostí, kterým může být expert pro danou oblast, vedoucí oddělení nebo externí konzultant.

Správce znalostí by měl pořízené záznamy revidovat a přiřadit jim určitý stupeň významnosti, který je potom jedním z klasifikačních kriterií znalosti.

Vzhledem k tomu, že některé (vlastně většina) znalostí vykazuje dynamiku v čase, je třeba provádě pravidelnou revizi báze znalostí společnosti a irelevantní záznamy vyřazovat nebo archivovat takovým způsobem, který znemožní je jednoduchým způsobem znovu použít.

Vzhledem k tomu, že znalostní management zajišťuje v prvém kroku zaznamenání toho co “organizace” ví a zná, je velmi důležité, aby tyto záznamy udržovala a uchovávala takovým způsobem, který umožní eliminovat nekvalitní záznamy.

Poučení ze zkušeností a provedených rozhodnutí: Chybná rozhodnutí mohou být finančně nákladná a někdy i přímo v penězích vyčíslitelná, ne vždy však můžeme těmto škodám předejít. Opakovaná chybná rozhodnutí však znamenají zbytečnou ztrátu. Všeobecně lze říct, že vyvarování se opakovaných chyb snadno realizují jedinci, hůře se již aplikuje na skupiny nebo celé organizace.

Obdobné je to i se správnými rozhodnutími a postupy. Je samozřejmostí, že společnosti mají zájem opakovat správná rozhodnutí a postupy, které přinesly kýžený efekt.

Obdobný princip je platný i pro zkušenosti. Znalosti pramení ze zkušeností, které jsou získávány léty praxe. Není nutné řešit opakovaně problém, který již byl vyřešen. Všeobecnou platí, že využívání předešlých zkušeností je také vázáno na jedince. Zkušenosti sdílené v rámci instituce nebo organizace jsou méně častým jevem.

Management znalostí by měl svojí metodikou přispět k záznamu a opětovnému použití poučení z provedených rozhodnutí a zkušeností nabytých svými kolegy. V této oblasti může správná implementace znalostního managementu vykázat přímý ekonomický přínos.

Sdílení metodik a budování konsistentních procesů a pracovních postupů: Vedení společností se obvykle snaží vytvořit určitý systém pravidel, metod a pracovních postupů, ve kterých jsou zakomponovány dříve získané zkušenosti a znalosti týmu pracovníků. V současnosti je obvyklé že tyto dokumenty jsou sdíleny a používány i v nadnárodních společnostech. Tato oblast znalostního managementu je v současnosti nejvíce užívána v praxi. Ekonomické přínosy z konsistentního postupu všech oddělení a poboček společnosti jsou dnes již známy a není o nich pochyb.

Vybudování systému konsistentních pravidel, metod, norem a pracovních procesů je základním pilířem Knowledge managementu a pro jeho budování jsou využívány veškeré výše uvedené části procesu znalostního managementu.

Správcem znalostí je osoba odpovědná za vytváření udržovaní, obsah a rozšiřování znalostí v rámci organizace.

Na Intranetu každé společnosti najdeme obrovské množství informací a dat. Je zřejmé, že není v silách jediné osoby spravovat takové množství různorodých informací, udržovat jejich aktuálnost a klasifikovat je z hlediska věrohodnosti, přínosu a kvality. Množství informací, které nejsou přímo dostupné prostřednictvím Intranetu je ještě širší. Ve všech společnostech mají klíčový význam informace, které jsou uchovávány ve formě “hard-copy” například na papíře, jsou tedy nevyhledatelné a obtížně dosažitelné. Osoby, které spravují tento typ informací jsou velmi časově vytíženi sledováním jejich toku a bezpečnosti.

Odpovědností správce znalostí je také udržování aktuálnosti informací a dat. Pokud kterýkoliv pracovník nalezne informaci, užitečnou ke své práci a nemá zaručeno, že informace je aktuální a platná, její hodnota se rázem velmi snižuje.

Shrneme-li tedy hlavní odpovědnosti správce znalostí, jedná se především o autorizaci, udržování aktuálnosti, přesnosti a kvality informací a jejich rozšiřování způsobe zaručujícím, aby informace nebyly zneužity nebo použity neoprávněným uživatelem.

Jakmile zaměstnanec opustí brány společnosti, navždy s ním zmizí i zkušenosti a znalosti získané po dobu jeho působení ve společnosti. Migrace zaměstnanců je hlavním důvodem snižování intelektuálního kapitálu společností. Tento jev je typický zejména pro společnosti, které 1. nechají zaměstnance odejít ihned po oznámení o ukončení pracovního poměru, 2. nenutí zaměstnance vést poznámky o jejich práci na sdílených elektronických médiích, ale umožní používat pouze v personální agendu, 3. nabízejí předčasný odchod do důchodu zkušeným zaměstnancům, 4. velmi rychle ukončují pracovní poměr se zaměstnanci z důvodů restrukturalizace, nízkého výkonu, či jiných organizačních důvodů.

Pokud systém znalostního managementu nutí zaměstnance zaznamenávat jejich zkušenosti, metody, a ideje, riziko, že s odchodem zaměstnance ztratí společnost velký intelektuální kapitál, je podstatně nižší. Se zaměstnancem odejdou pouze zkušenosti, které jsou v podstatě nepřenosné, a mohou být tedy jenom obtížně využity jeho nástupcem.

Snížení rizika ztráty znalostí s odchodem zaměstnance lze dosáhnout i věnování dostatečného času na předání a zaznamenání jeho znalostí, před jeho odchodem. S tímto procesem je nutno počítat i ve smlouvách s externími konzultanty. Pokud se ve smlouvě ponechá příliš málo času na transfer zkušeností konzultanta směrem ke společnosti, nemusí být výsledek konzultační služby dlouhodobý a její cena bývá potom neúměrná přínosu.

Aplikování procesu znalostního managementu paradoxně nepůsobí u zaměstnanců nejistotu ze ztráty ”postradatelnosti”, ale naopak sdílení znalostí umožní zaměstnanci snadný přístup k informacím, které potřebuje ke své práci a tím i rychlejší růst. Zaměstnanec pak vnímá pozitivně, že on sám k takovému systému přispívá.

Při rozhodování zaměstnance o opuštění současného zaměstnání, bude hrát roli i srovnání v přístupu ke znalostem u současného a potenciálního zaměstnavatele. Zaměstnanci dnes nehledají tolik sociální jistotu jako možnost zvyšovat svoji cenu na trhu práce prostřednictvím odborného růstu, proto společnost s otevřeným přístupem ke znalostnímu managementu, bude mít vždy výhodu ve srovnání se společností, která znalosti nesbírá ani nesdílí.

Jedna z typických otázek, která je používaná jako argumentace proti znalostnímu managementu zní: Kdybyste potřeboval ke své práci některé informace, data, znalosti, aby vaše práce byla více efektivní, uměl byste specifikovat, o které informace by se jednalo?

Odpověď na tuto otázku téměř nikdy nemůže být pozitivní. Zaměstnanci, kteří řeší problém nebo se snaží zefektivnit svoji práci zpravidla hledají “něco a nevědí přesně co”, to zjišťují až na základě zkušeností a praxe. Proto jsou tvořeny zaměstnanecké portály, které sdružují informace z různých datových zdrojů.

Typickým dělením dat z hlediska znalostního managementu je dělení na data interní a externí, podle jejich původu. V rámci portálu však mohou být dostupná agregovaná a zpracovaná data z obchodních databází, Internetovských portálů a bází dat, ERP systémů a jiných informačních zdrojů.

Podle požadavků zaměstnanců po různých informacích a informačních zdrojích, může znalostní management pomoci identifikovat informační potřeby zaměstnanců různých odborností a na různých úrovních řízení společnosti. Je však třeba poptávku po informacích zaznamenávat a vyhodnocovat jako součást procesu znalostního managementu.

Z hlediska potřeb zaměstnance můžeme rozdělit poptávku po informací do následujících kategorií: 1. informace které potřebuje zaměstnanec pro osobní růst (noviny, časopisy, všeobecné informace z jeho oboru...), 2. informace nutné z hlediska náplně práce zaměstnance (plány projektu, informace o čerpání dovolené, platové podmínky...), 3. informace nutné z hlediska jeho funkce v organizaci (rozpočty, plány oddělení, šablony projektů, smluv....)

Zaměstnance můžeme také zařadit do tzv. “znalostních skupin”, které mají podobné požadavky na data, informace a znalosti. Identifikace a popis znalostních skupin umožní přizpůsobit detailnější kustomizaci zaměstnaneckých portálů.

Při respektování výše uvedených principů lze využít vývojové prostředí VERSO k tvorbě zaměstnaneckých portálů, které se liší od portálů Internetových především. 1. neustálým přístupem zaměstnanců k zadávání znalostí a informací, 2. možností zásahu správce do zadaných znalostí ve smyslu výše popsaných odpovědností, 3. Možností využití integrační funkcionality VERSA a integrace dat z interních datových zdrojů společnosti (personalistika, ekonomický IS, výrobní IS...), 4. kustomitzace portálů až na úroveň dat podle zařazení zaměstnance v rámci organizační struktury společnosti a podle jeho příslušnosti ke znalostní skupině.